Zowel een functionele analyse als een functionele beschrijving documenteren tot in detail hoe een systeem moet functioneren. Het is dan ook geen wonder dat de twee termen geregeld door elkaar gebruikt worden. Toch is er een verschil.
Een functionele analyse zal eerder de focus leggen op het in kaart brengen van de systeemvereisten en de nodige functionaliteiten. De info hiervoor wordt verzameld op basis van stakeholder interviews. De functionaliteiten en het gedrag van een systeem kunnen vervolgens in kaart worden gebracht met behulp van use cases, user stories en processflows.
Een functionele beschrijving zal de functionaliteiten van een systeem niet zozeer in kaart brengen maar eerder de werking ervan grondig beschrijven. Bij een functionele beschrijving ligt de nadruk minder op wat het systeem moet kunnen en al meer op hoe het zal werken. In vele gevallen wordt dit beschreven aan de hand van bestaande wireframes of prototypes. Hiermee leunt het in sommige gevallen zelf al eerder wat aan bij een technische analyse.